Organizzare degli eventi di successo può essere un procedimento complicato, quindi abbiamo creato una lista di consigli per facilitarvi le cose.

Sebbene si tratti di una panoramica di alto livello di alcuni dei passaggi che dovrete seguire durante lo sviluppo di un evento, non possiamo trovare tutti i dettagli su cui dovrete riflettere (poiché gran parte dipenderà dal tipo dell’evento che si sta organizzando). Tuttavia, ci auguriamo che quanto segue vi fornisca un punto di partenza per la pianificazione degli eventi.

10 passaggi per iniziare con la pianificazione degli eventi

1. Stabilite degli obiettivi

Il primo passo è stabilire degli obiettivi tangibili. (ad esempio,  perché stai organizzando questo evento e cosa speri di ottenere?)

2. Forma un team

Ogni evento richiede uno sforzo di squadra per gestire tutti i dettagli. Prendi in considerazione la possibilità di scegliere un Event Manager, nonché i singoli responsabili delle altre branche dell’organizzazione, come ad esempio:

• gestione della sede;
• Altoparlanti;
• divertimento;
• pubblicità;
• sponsor;
• gestione dei volontari

3. Imposta una data

La data potrebbe essere già preimpostata per un evento ricorrente, ma se questo è un nuovo evento, assicurati di considerare quanto segue prima di confermare la data:

• Datti abbastanza tempo! Idealmente, dovresti avere 4-6 mesi per pianificare tutto  (a seconda della natura del tuo evento)
• Sii consapevole delle festività
• Evitare periodi di vacanze scolastiche (ad es. Vacanze invernali, primaverili ed estive)
• Concorda le date con i partecipanti chiave – ad es. Relatori, presentatori, ospiti VIP, ecc.

Se vuoi che il tuo evento si distingua, devi scegliere un tema opportuno e avvincente che ti distingua dalla concorrenza. Ciò significa che è necessario elaborare un tema generale dinamico e occorre prestare molta attenzione al nome effettivo, poiché può essere un fattore chiave per l’attenzione, specialmente nei media online.

• Brainstorming:  quando stai analizzando il nome dell’evento, pensa a:
  • in che modo il tuo evento è diverso dagli altri eventi nel tuo settore?
  • cosa speri di trasmettere attraverso questo evento?

• Crea una tagline: una volta creato un nome, prova anche a creare uno slogan breve e memorabile in grado di descrivere l’evento.
• Progetta un logo:  il passo finale sarà creare un logo per rappresentare il tuo evento. Un logo può essere un efficace strumento di branding: offre il riconoscimento immediato del tuo evento in tutti i tuoi articoli pubblicitari e promozionali (ad es. Magliette, bottiglie d’acqua, borse, ecc.)

5. Creare un piano generale

Questo piano dovrebbe comprendere tutti gli aspetti dell’evento, tra cui:

• Gestione locale, logistica e ristorazione (contratti, permessi, assicurazioni, ecc.)
• Relatori / presentatori / intrattenitori (identificazione, conferma, logistica e gestione)
• Attività / svago
• Pubblicità / promozione (online e offline, ad esempio: pagina web e promozione online; calendari; programmi stampati; relazioni con i media; segnaletica; social media, ecc.)
• Registrazione (registrazione sul sito, pagamento e tracciamento online, accesso sul sito, ecc.)
• Gestione sponsor / partner
• Eventuale gestione dei volontari

6.       Determinare i processi amministrativi

In altre parole, come manterrai traccia dei tuoi elenchi di pianificazione, registrazione, budget, ospiti e altoparlanti, ecc.? Organizzati per non lasciare nulla al caso.

7.       Identificare e stabilire partnership e sponsor

Esistono organizzazioni con cui puoi collaborare o richiedere sponsorizzazioni per sostenere i costi e aumentare la partecipazione potenziale? Quando coinvolgi altre persone o gruppi nel tuo evento, hanno interesse a diffondere la notizia e rendere l’evento un successo.

Potresti prendere in considerazione:

• Sponsor aziendali per finanziare una parte dell’evento. Potresti trovare organizzazioni che potrebbero voler sponsorizzare una cena, offrire un premio di partecipazione, alle imprese locali che potrebbero essere in grado di fornire beni o servizi, come fiori per i tavoli, articoli da regalo, ecc. .
• Collaborazione con organizzazioni che potrebbero essere in grado di offrire una sede e / o assistenza per organizzare o fornire personale per un evento

8. Crea un piano pubblicitario per i tuoi eventi

Anche con l’oratore o l’intrattenimento più sorprendente, hai bisogno di pubblicità per far arrivare le persone. La promozione dell’evento inizia con la notifica iniziale o la pagina sul tuo sito web, la nota nella tua newsletter o una e-mail per salvare la data, includere pubblicità online e offline, relazioni con i media e iniziative per incoraggiare la registrazione all’evento. E nessun piano è completo senza ringraziamenti post-evento, riconoscimenti agli sponsor e articoli sui messaggi chiave dell’evento o sul successo della raccolta fondi.

9. Stabilire un budget

Il tuo budget dovrebbe includere stime per tutti gli elementi chiave identificati nel piano principale degli eventi. Non dimenticare di includere costi di viaggio o alloggio per relatori, presentatori, ecc.

10.    Determinare il processo di valutazione

Come stabilisci se il tuo evento è un successo? Misurate il successo in base al numero di registranti o partecipanti, oppure in base all’incasso, ai fondi raccolti, ecc..

Quando imposti i tuoi obiettivi e obiettivi iniziali dell’evento, dovresti anche considerare in che modo valuterai l’evento per determinarne il successo. Tuttavia, se il tuo evento prevede il monitoraggio, ad esempio, di un’asta silenziosa, dovrai mettere in atto alcuni processi per identificare i beni offerti in natura e i fondi raccolti durante l’evento.

Allo stesso modo, se l’obiettivo del tuo evento è quello di aumentare la consapevolezza, dovrai fare un benchmark e raccogliere dati sulle attività / menzioni online sui social media ecc. E sulla pubblicità offline, sempre in base ai tuoi obiettivi iniziali.